Vejlefjord smider A4-mapperne ud
 

Vejlefjord, et internationalt anerkendt genoptræningscenter for mennesker med erhvervet hjerneskade, er netop gået fra manuel håndtering af 400 arkivmapper til digital administration med DocuNote – en løsning, som giver virksomhedens 20 administrative medarbejdere fornyet overblik og effektivitet i dagligdagen

It-chef Torben Hansen, Vejlefjord.

Vejlefjord blev etableret som tuberkulosehospital i 1900. Siden ændrede hospitalet behandlingsfokus og blev til nervesanatorium i 1957. I dag er Vejlefjord et internationalt anerkendt genoptræningscenter for mennesker med erhvervet hjerneskade. Derudover fungerer Vejlefjord som professionelt kursus- og konferencecenter. Virksomheden er fondsejet og ledes af en bredt sammensat bestyrelse.

DocuNote afløser papirbunkerne

Vejlefjords administration havde brug for et journalsystem og et administrationssystem, der var udviklet i den nyeste Microsoft-teknologi, og som kunne forbindes med virksomhedens andre digitale løsninger.
 
   - Sådan et system viste DocuNote sig at være, og vi har indtil videre installeret det på administrative arbejdspladser i direktions-sekretariatet og it-afdelingen, siger it-chef Torben Hansen, Vejlefjord.

I Vejlefjords direktionssekretariat er medarbejderne allerede i fuld gang med at scanne dokumenter fra cirka 400 papirmapper over i DocuNotes digitale mapper. Det drejer sig om alt lige fra gamle tegninger af Vejlefjords bygninger, til referater fra bestyrelsesmøder, og korrespondance med ministerier, styrelser, regioner og hospitaler om Vejlefjords genoptræningstilbud.

   - På den måde får Vejlefjord en effektiv og kvalitetssikret dokumenthåndtering. Samtidig giver DocuNote os en lang række af spændende muligheder, fx kan vi oprette projekter med undermapper og håndtere e-mail i et layout, der ligner Outlook 2007. DocuNote indeholder også en rigtig god søgefunktion med mulighed for fritekstsøgning, siger it-chef Torben Hansen, Vejlefjord.

God implementeringsproces

Om samarbejdet med IntraNote omkring implementeringen af DocuNote, siger it-chef Torben Hansen:

   - Det har været en rigtig god proces. Selvfølgelig har vi haft enkelte udfordringer undervejs – det undgår man ikke, men IntraNote har været meget lydhøre hele vejen igennem.

Næste skridt for Vejlefjord bliver at få DocuNote implementeret i virksomhedens økonomifunktion og kommunikationsafdeling.

Kort om Vejlefjord

Vejlefjord er et internationalt anerkendt genoptræningscenter for mennesker med erhvervet hjerneskade. Vejlefjord udvikler og tilbyder rekreationsophold og forebyggende helbredsundersøgelser med fokus på det hele menneske. Derudover er Vejlefjord et professionelt kursus- og konferencecenter med moderne hotelfaciliteter, kur og spatilbud. Virksomheden er fondsejet og ledes af en bredt sammensat bestyrelse.