Sol og Strand samler trådene i IntraNote

Sol og Strand implementerede på tre måneder en intranetløsning, der skulle sikre bedre information internt i virksomheden. Valget faldt på IntraNote, da nem administration og høj brugervenlig var første prioritet.

Vores intranet er i dag forankret med ledelsen som den drivende kraft. Det har været med til at sikre et effektivt forløb og en fremtidssikret løsning, hvor vi har kunnet sætte en ’grundpakke’ op, som vi løbende kan udbygge. Der har altså ikke været tale om et udviklingsprojekt forankret hos it-medarbejderne – og det har været en succesfaktor.

Anders Krogh, direktionsassistent, Sol og Strand Feriehusudlejning A/S

Sol og Strand blev grundlagt for mere end 25 år siden som en familieejet virksomhed. I dag dækker Sol og Strand hele Danmark med hovedkontor og lokalbureauer, der beskæftiger 170 ansatte, som varetager den daglige administration og rådgivning af kunder og udlejere.

Behovet for et intranet opstod på baggrund af en holdningsundersøgelse i virksomheden. Undersøgelsen viste, at medarbejderne efterspurgte informationer, som tit var svært tilgængelige – ikke mindst for nye medarbejdere. Et intranet, fandt man ud af, kunne sikre et højere informationsniveau på tværs af virksomheden og skabe bedre kommunikation fra hovedkontoret og ud til lokalbureauerne.

Nemmere adgang til relevant information

Det betyder i dag, at man har fået reduceret de mange ’alle-mails’ i organisationen. Samtidig er mange informationer blevet løftet ud af netværksdrevene og gjort nemmere tilgængelige for medarbejderne – ikke mindst kan nye medarbejdere nu hurtigt finde de rette informationer i de rette versioner. Håndbøgerog andre styringsværktøjer formidles nu centralt og opdateret ud i organisationen.

- Vi startede i august med en strukturworkshop som IntraNote afholdte. Her identificerede vi hvilke informationer, der var vigtige at få frem og hvordan de skulle ligge. I starten af oktober kom vi på et redaktørkursus og herefter havde vi en måned til at få lagt informationerne op, før vi gik i luften, fortæller Anders Krogh.

Modtagelsen af intranettet blandt medarbejderne har været positiv, og flere og flere kaster sig ud i at bruge det – ikke mindst, som de opdager, hvor nemt det er.
I første omgang har fokus været på at gøre centrale håndbøger og dokumenter tilgængelige, og løbende er der kommet mange forslag til nye tiltag og efterspørgsler – ikke mindst på nøgletal og statistiske udtræk.

Potentiale for bundlinje

- Alt i alt har det været en succes. Man kan sige, at vi har valgt at udnytte intranettet som et talerør. Men vi så også hurtigt potentialet for at bruge det til de mere økonomiske informationer – og på den måde synliggøre forretningskritisk viden i et bredere perspektiv. Hver dag opdaterer vi fx vores salgstal, og vi har fået en hel statistikside på baggrund af de ting, som medarbejderne har efterspurgt, fortæller direktionsassistent, Anders Krogh, Sol og Strand Feriehusudlejning A/S.

Roller frem for geografi

Den første version af intranettet blev bygget op som en version, der skulle løbe et stykke tid, mens brugerne blev fortrolige med platformen og hvor Sol og Strand kunne høste af de erfaringer de gjorde sig, for derefter at oprette dashboards – eller opslagstavler om man vil, til de enkelte lokalbureauer.

Men i stedet har vi en tro på, at man på sigt vil kunne få mere ud af at målrette intranettet mod roller, frem for at lade informationer styres af, hvor man geografisk eller organisatorisk befinder sig. Og det er her hvor intranettet, på vej ind i sin anden fase, står nu;

Det næste stykke tid skal intranettet gås efter i sømmene. Skal strukturen ændres? Skal det udbygges med nye moduler? Og hvordan sikrer man at informationerne er målrettet de primære roller i Sol og Strand?

- Er din rolle fx at servicere lejere, sommerhusejere eller sælge til potentielle lejere? Det gør en stor forskel på, hvilke informationer, du søger, fortæller Anders Krogh og uddyber:
- Intranettet skal være et styringsværktøj i dagligdagen, og det skal udvikle sig i en lærende proces. Og her er IntraNote Portal Server et stærkt redskab med de mange fleksible moduler, der kan vælges til løbende, støttet op af dialogen med IntraNotes projektafdeling.

Fakta om Sol og Strands løsning

Sol og Strand har valgt en IntraNote Portal Server-løsning inklusive tillægsmodulerne AD integration, Billeddatabase, Kalender integration og Officeintegration.

AD integration sikrer single sign-on, hvilket betyder at brugeren automatisk valideres og logges ind i IntraNote med det samme login, som anvendes på eksisterende AD-netværk.
Billeddatabasen samler al billedmateriale ét sted. Her kan billederne formateres, redigeres og komprimeres uden først at skulle indlæses i et billedbehandlingsprogram.
Kalender integration replikerer kalenderdata og mails til IntraNote og informationerne samles på tværs af organisationen.
Office integration betyder at office dokumenter kan håndteres i intranettet. Dertil inkluderes brugervenlig tekstredigering (wordeditor), indeholdende de funktioner, som de fleste kender fra Word, på alle indlæg. Det betyder at intranettets redaktører nemt kan håndtere tekst, billeder, tabeller mv.

Kort om Sol og Strand

Sol og Strand er et familieejet, dansk sommerhusudlejningsbureau med mere end 25 års erfaring. Målsætningen om at give de mere end 300.000 årlige sommerhusgæster Danmarks bedste ferieoplevelser har skabt afsæt for en fremtidsorienteret virksomhed, der bygger personlig rådgivning af såvel sommerhusejere som gæster. Hovedkontoret i Blokhus - tæt ved den nordjyske vestkyst og midt i et af Danmarks største turistområder – samt lokalbureauerne rundt i hele landet, beskæftiger 170 medarbejdere.
www.sologstrand.dk

Sol og strand