Tip en ven
ScanNote® Mail
Med ScanNote Mail kan du automatisk udsende dagens indscannede post via mail til en eller flere modtagere. ScanNote Mail omdanner indscannede TIFF-filer (fra scanner eller kopimaskine) til OCR genkendte PDF filer. Disse filer distribueres videre via email til en mail-modtager, fx en indbakke eller en public folder.
ScanNote er et Windows-program, der skal installeres på en Windows XP eller Vista PC. Programmet arbejder som stand alone program, der installeres via et Windows installationsprogram.
Skilleblade
Programmet indeholder en funktion til print af skilleblade, hvor en e-mail adresse laves om til stregkode. Brugeren, der udskriver skillebladene, skal selv anføre den ønskede e-mail-adresse, som skal være indeholdt i stregkoden, hvorefter den kan udskrives.
Endvidere kan der udskrives generiske skilleblade, som placeres imellem hvert dokument.
Scanning
ScanNote indeholder ikke faciliteter til selve indscanningen. Denne udføres af separat scanner eller kopimaskine til en angivet folder på netværket. Inden scanning placeres de printede skilleblade foran dokumenterne, og dagens post scannes nu til en TIFF-fil. Det er scannerens opgave at scanne duplex (print på begge sider), hvis det er benyttet på dokumenterne. Dette kan give blanke sider, hvor det ikke er benyttet, men det vil programmet fjerne senere. Skæve sider, som skyldes at teksten står skævt på papiret eller er scannet skævt vil endvidere blive rettet op, for at optimere udseende og OCR-genkendelse.
OCR-genkendelse
ScanNote Mail startes op på en arbejdsstation. Programmet kan overvåge en folder efter filer af typen TIFF. Når der ligger en fil i folderen, vil programmet åbne filen og konvertere dokumenter til søgebare PDFer og maile dokumenterne til modtagerne på skillebladene. Den udsendte mail kan indeholde en kort uformateret beskrivelse som fx: ”Scannet post vedlagt som PDF.” Der kan mailes til én mail adresse, men mail-adressen kan naturligvis være en gruppe i e-mail systemet eller en public folder i Exchange.
Den enkelte bruger kan herefter behandle den modtagne e-mail som ønsket, fx arkivere den i DocuNote eller IntraNote via Outlook-Add-in (Outlook Integration) til de to produkter.
