Personalekabale i Ringkøbing-Skjern Kommune

I Ringkøbing-Skjern Kommune stod man ved kommunesammen-lægningen per 1. januar 2007 over for den udfordring, at skabe gode arbejdspladser for de mange ny kollegaer, hvor faglige og menneskelige kompetencer bedst muligt kunne komme i spil.

At få brikkerne til at falde på plads var et udfordrende puslespil, men med en kreativ anvendelse af modulet IntelliForms fik kommunen sikret sig et rigtigt godt fundament.

5 kommuner, 5 rådhuse og 500 medarbejdere

- Vi havde brug for en løsning, der har kunnet give os en database over samtlige 500 medarbejdere på rådhusene – over deres kompetencer og over deres faglighed, som så skulle bruges i den videre proces, fortæller Jens Malte Nielsen, informationsmedarbejder og webmaster i Ringkøbing-Skjern Kommune.

Ringkøbing-Skjern Kommune er i dag den arealmæssigt største danske kommune. For mange var det derfor heller ikke helt uvæsentligt, om og hvortil deres arbejdsplads flyttes. Hele fem tidligere kommuner - Ringkøbing, Skjern, Egvad, Holmsland og Videbæk blev lagt sammen, og heraf vejede personalekablen tungt, som Jens Malte Nielsen forklarer: 

   - Personaleopgaverne var noget af det allervigtigste i den proces. Det var vigtigt for os, at folk følte, at de var med i processen og selv kunne byde ind med deres kompetencer og eventuelle ønsker.

I forvejen havde både Ringkøbing, Egvad og Videbæk IntraNote som intranetleverandør. Dertil havde den ny kommune på forhånd sikret sig samarbejdsportalen IntraNote^® KommuneForum, der specielt var skæddersyet de kommunale udfordringer i sammenlægningsperioden.

"Selvfølgelig kan vi det"

Da en projektgruppe i sommeren 2005 blev bedt om at se på sagen, faldt det dem ganske naturligt at tage kontakt til Knud Ælmholdt, projektleder i IntraNote.

"Selvfølgelig kan vi klare det", var Knuds Ælmholdts respons, da han blev præsenteret for den personalemæssige problemstilling, og der blev fundet en løsning i to trin med udgangspunkt i IntraNote IntelliForms – et grundlæggende databasemodul med vidtrækkende muligheder.

Anvendelsen heraf viste sig som en isbryder i forhold til at få kortlagt kompetencerne i den ny personalesammensætning. 
 

Trin 1: En database over alle medarbejdere

Ønsket og behovet var, som det første trin, en medarbejderdatabase, der kunne hjælpe til at skabe et overblik: Med Intelliforms fik man opbygget stamkortsformularer, og herefter var det den enkelte medarbejders ansvar at udfylde stamkortet med alle de fornødne oplysninger.

- Det endte op i en løsning, hvor alle kunne gå ind på en password-beskyttet del af Ringkøbing-Skjern Kommunes side og selv udfylde deres stamkort. Efterfølgende fik hver enkelt en kvittering for udfyldelsen i deres mailbox.

Trin 2: Udviklingssamtaler

I de fem kommuner kunne man derefter begynde at danne sig et overblik over alle ansatte og deres kompetencer. Overblikket blev sikret ved forskellige filterfunktioner, der gav mulighed for at søge og udvælge på kryds og tværs af databasen og for at flytte medarbejdere mellem forskellige kategorier. Men helt afgørende var det, at stamkortene efterfølgende kunne bruges som reference i den enkeltes medarbejderudviklingssamtale – eller flytteMUS - som det kom til at hedde ved overgangen til Ringkøbing-Skjern Kommune.

- Her kunne man så gå mere i dybden med tingene; redigere og lave rettelser. Nogle havde taget et kursus eller lignende i mellemtiden, som så kunne blive ført på. Gennem hele processen, fortæller Jens Malte Nielsen, gav det os et godt udgangspunkt til at kunne fordele medarbejderne på de forskellige fagområder, og vi kom godt på vej med den organisatoriske del af kommunesammenlægningsprocessen.