Hvad skal du være opmærksom på...?

---

Hvad skal du skal være opmærksom på, når du beslutter dig for at træde ind i videnssamfundet med en intranetportal?
Vi giver 10 bud.

 

 

1. Portalen - et fælles redskab

I dag går udviklingen mod en sammensmeltning af it-systemerne i Smart Enterprise Suites (SES), som giver samspil og flydende overgange mellem virksomhedens CMS, inter-, intra- og extranet og dokumenthåndteringssystem.

Med en portalløsning som en del af en SES, får brugerne et samlet web-baseret vindue til organisationens underlig­gende systemer og datalag. Samlet set åbner det for helt nye  forretningsmæssige muligheder.

 

2. Standard er ikke altid 'standard'

Man kan med en vis ret sige, at markedet for intra­net- og portalløsninger grundlæggende er præget af to forskellige tilgange. På den ene side store om­kostningstunge løsninger, der udvikles fra grunden omkring den individuelle virksomhed. Løsninger, der som regel kræver et meget stort udviklingsar­bejde og brug af mange konsulenttimer. På den an­den side løsninger, der er bygget op omkring Micro­soft standardfunktionalitet.

I IntraNote a/s mener vi, at langt de fleste virksomheder er bedst tjent med et standardsystem kendetegnet ved at sikre en smidig integration ovenpå virksomhedens eksi­sterende it-systemer. Denne portalløsning er netop realistisk på kort sigt og ambitiøs på langt sigt.

 

3. Ejerskab og relevans

Når du vælger intranet- eller portalløsning, væl­ger du på vegne af alle dine medarbejdere. For at gøre brugen af portalen til en naturlig del af dagligdagen, er det vigtigt, at brugerne kan se formålet med portalen og deres egen rolle i forhold til at intranettet bliver en succes. En portal kan bruges aktivt til at synliggøre fælles mål. Den muliggør en mere direkte kontakt på tværs af virksomheden, mellem medarbejdere og ledelse. Derudover kan den personlige brugs­værdi være med til at fremme arbejdsglæden og motivationen. Portalens web-baserede brugerfla­de, der samler systemerne i ét vindue, betyder at man undgår dobbeltarbejde og skift mellem sy­stemerne.

 

4. Personalisering

I den moderne portal er portalvinduet indgan­gen til virksomhedens digitale netværk. Med en individuel tilpasning og målretning af aktuelle informationer får brugeren med vinduet en unik brugerflade til virksomhedens informationer. Det kaldes også personalisering. Prioritering og ind­holdsstyring giver brugeren adgang til netop de informationer og værktøjer, der er relevante. Tilgængeligheden til viden og ind­hold forbedres, men personaliseringen af bruger­fladen kan også bruges til at afgrænse informatio­ner og skabe tid til mere væsentlige opgaver. Fx når der ikke længere skal bruges ressourcer på at slette irrelevante mails eller sortere i gårsdagens information.

 

5. Rettighedsstyring

For virksomheden ligger der en stor udfordring i at sikre, at den rette information når til rette med­arbejder på rette tid. Samtidig med at der i dag sættes større fokus på personalisering af den en­kelte medarbejders brugerflade, er det vigtigt, at anstrengelserne i sidste ende også kommer virk­somheden til gode. Det er fx af stor betydning at kunne nå modtagerne gennem præcist målrettede informationer og at give bestemte brugergrupper eller projektteams mulighed for at arbejde i fred. For mange handler en stadig større del af arbejds­dagen om at sortere i den voldsomme mængde information, der dagligt strømmer dem i møde. I disse situationer er behovet ikke mere informa­tion, men en afgrænsning af den eksisterende.

 

6. Videndeling

Nutidens virksomhed kræver sammenhæng i alle led. I forhold til kommunikation og videndeling be­tyder det et bevidst arbejde med virksomhedens videnkultur. Viden skal forankres i virksomheden for at komme alle til gode. På portalen kan du nemt styre rettigheder over, hvilke informationer der skal deles. Du kan lave målrettede nyheds­formidling til modtagere eller skabe overblik over, hvad der sendes og til hvem. Du kan med andre ord gøre de rigtige data tilgængelige for de rig­tige brugere. Det kræver blot, at de webbaserede værktøjer er så enkle at bruge, at de opfattes som en umiddelbar hjælp i det daglige. Arkiv- og ny­hedsfunktioner skal have relevans og prioritet, så alle ved, hvor de rigtige informationer kan findes. Uanset om det er i nyheder, i dokumenter, i arki­vet eller i infobasen.

 

7. Skærpet sikkerhed

Med den moderne virksomhedsportal behøver brugeren kun en pc, en browser og sit personlige login for at kunne tilgå virksomhedens følsomme data eksternt. De nyeste web-baserede løsninger giver geografisk uafhængighed og mulighed for at logge på portalen 24 timer i døgnet. Det rummer store fordele for fx medarbejdere med hjemmear­bejdsplads eller sælgere på farten. Det stiller også særlige krav til virksomhedens sikkerhedspolitik, men selvfølgelig også til portalens opbygning og håndteringen af bruger-id og de passwords, der giver brugeren adgang til portalen.

 

8. Return-on-Investment

Den økonomiske værdi af et intranet eller en virksomhedsportal kan være vanskelig af gøre op eller aflæse på bundlinien. Men en velintegreret løsning medfører hurtigt en bedre brug af virk­somhedens ressourcer. Derudover må man have for øje, at specialløsninger, der opbygges fra grunden til virksomheden, altid vil være dyrere at etablere og vedligeholde end løsninger, der base­res på standardfunktionalitet.

 

9. .NET som udviklingsplatform

Det er vigtigt, at huske at leverandør/kunde-samarbejdet langtfra er slut, når den nye portal er implementeret i virksomheden. Derfor er det en god ide at sikre sig en anerkendt intranetleverandør som tilbyder løbende support og opdateringer. Pt. tilbyder Microsofts .NET-miljø det bedste udgangspunkt for videreudvikling og integration af nye web-applikationer og web-ser­vices til portalløsninger. Applikationer og services der i princippet kan kombineres og udvides i det uendelige. Portalen vokser således med behovet, uden at der skal betales for dyre tilpasninger.

 

10. Portalen i fremtidens videnssamfund

Ingen kan forudsige fremtiden, men derfor skader det ikke at forberede sig på den. Udviklingen siden 1990'erne har været, at vi med en stor hast har bevæget os ind i videnssamfundet, hvormed viden og informationer er blevet til afgørende resourcer i jagten på konkurrencemæssige fordele. I denne udvikling har it spillet en central rolle. Både som katalysator for udviklingen, men også som redskab for den videre håndtering af tidens udfordringer. En portalløsning, som kommunikationskanal og organisatorisk redskab, kan være med til at hjælpe din virksomhed bedre ind i fremtiden. En fremtidssikret platform giver virksomheden de bedste muligheder for at udvikle portalen og tilføje nye funktionaliteter i takt med, at omver­denen, markedet og din virksomhed følger med ind i videnssamfundet.