Tip en ven
Hvad er dokumenthåndtering?
Dokumenthåndtering er systemer, der forholder sig til, at dokumenter i dag er 1) digitale, 2) foranderlige over tid, 3) meget mere end bare tekst og at flere personer ofte har brug for at tilgå de samme dokumenter simultant i deres daglige arbejde. Men dokumenthåndtering gør langt mere end det
Dokumenthåndtering - før og nu
It-infrastrukturen i vidensintensive virksomheder er i dag afgørende for reaktionsevnen og konkurrencedygtigheden. Samtidig er it-infrastrukturen en yderst kompleks sammenkobling af en række ydelser. Her kan dokumenthåndtering udgøre et knudepunkt i informationsstrømmene.
Man skal ikke mange år tilbage før et dokument var et fysisk stykke papir, der blev sendt i frankerede konvoluter og lagret i støvede arkiver.
I dag har begrebet 'dokument' en langt mere nuanceret betydning, men primært forstås dokumenter som noget, der udarbejdes i digitaliseret form og som omfatter andre end rent tekstuelle udtryk - således også grafik, tale video mv. Det stiller nogle helt andre krav til dokumenthåndtering i forhold til tidligere.
Digitalisering af dokumenter
Da man begyndte at tale om it og dokumenthåndtering, talte man om EDH, elektronisk dokumenthåndtering og DMS, document management systems, alt imens man primært fokuserede på udarbejdelsen af elektroniske dokumenter og omdannelsen af papirdokumenter til elektroniske filer.
Ideen var at blev alt blot digitaliseret og lagret elektronisk, så ville man kunne opnå betydelige besparelser på en række områder.
Den indstilling til elektroniske dokumenthåndtering viste sig imidlertid at rumme en række begrænsninger.
Ulemperne ved datidens elektronisk dokumenthåndtering viste sig ikke blot ved at papirforbruget forsatte sin himmelflugt. Men også forhåbningen om en central opsamling af information, tilgængelig for alle medarbejdere, forblev uforløst:
Informationerne på de centrale drev blev ikke opdateret, da medarbejderne gemte kopier på deres personlige drev, og rettelser blev tilføjet heri. Medarbejderne var ofte heller ikke vante eller parate til at stille egne dokumenter til rådighed for øvrigheden.
Samtidig førte afskaffelsen af omfattende manuelle arkiveringsrutiner, at omfanget af digitalt lagrede informationer blev langt større, og man oplevede et decideret 'information overload'. Frem for at give overblik, førte de mange dokumenter til uoverskuelighed, overskrivninger og uklarhed omkring nye og gamle versioner.
ESDH - en løsning på problemet?
Der måtte findes en løsning på problemet. Dels var der udfordringen i at forbedre den elektroniske dokumenthåndtering, dels i at arbejde med den organisatoriske tilpasning. Begrebet ESDH, elektronisk sags- og dokumenthåndtering begyndte nu at dukke frem.
ESDH adskiller sig ved at være en langt mere intelligent løsning, der også inkluderer journal og sagshåndtering. Primært handler det om at samle alle dokumenter, data og funktioner, der relaterer sig til et sagsforløb, i én elektronisk mappe - og at gøre disse dokumenter tilgængelige.
Det giver overblik, samtidig med, at den enkelte medarbejder bliver mere effektiv, når tiden ikke skal bruges til at finde de relevante informationer frem fra forskellige kilder.
Glem alt om at spilde tiden med at lede efter informationer, der ligger spredt i virksomhedens systemer, glem alt om problemer med gamle dokumentversioner, der ikke er blevet opdateret og glem alt om faren for overskrivninger, når flere sidder og arbejder i simultant.
Vores løsning hedder DocuNote®
I IntraNote a/s hedder ESDH-løsningen DocuNote®.
DocuNote® samler ganske enkelt det bedste fra ESDH-verdenen i ét produkt med høj brugervenlighed og en intuitiv navigation, hvor både layout og logik ligger sig op af Outlook 2007. Det giver en intuituv forståelse af systemet for de fleste brugere, der mødes af en velkendt grænseflade og en navigation, der er til at gå til.
