Tip en ven
Håndter medarbejderstress med ESDH
I kampen om at forebygge stress på arbejdspladsen bliver der nævnt mange metoder – mere tid, fleksible arbejdstider, indflydelse og medbestemmelse samt digitaliserede arbejdspladser, som giver medarbejderen mulighed for at arbejde andre steder fra end fra kontoret. At sikre retidig og tilgængelig information er endnu en vigtig faktor - og her er ESDH endnu et middel i kampen. Både et intranet og et ESDH-system, der kan håndtere virksomhedens dokumenthåndtering og videndeling, kan være med til at forhindre stress.
Alle organisationer og virksomheder – store som små – udfordres konstant af dokumenthåndtering, og spørgsmål som hvor og hvordan man nemmest håndterer virksomhedens mange informationer og den viden, der dagligt skal anvendes.
Som regel er virksomhedens data og informationer indeholdt i en ofte komplekst sammenkoblet it-infrastruktur, og disse data og informationer, der tilsammen udgør de centrale byggesten i medarbejderens viden. Men de gør bare ingen nytte, hvis medarbejderen ikke kan finde dem. Og det er som bekendt tit de ting, vi ikke når, vi bliver stresset af. Effektiv håndtering af virksomhedens dokumenter kan medvirke til at forebygge stress blandt medarbejdere.
Deling af viden giver tid og overblik
Dokumenthåndtering giver tid og overblik. Og tid er vel et af de ønsker, der står højest på de fleste medarbejderes ønskeliste. Når et dokument er gemt i et dokumenthåndteringssystem kan det nemt genfindes, og medarbejderen slipper for at bruge unødige ressourcer på at rekonstruere information og genopbygge viden. Samtidig kan medarbejderne tjekke dokumenter ind og ud, sådan at et dokument altid kun findes i een version og ikke flere forskellige uopdaterede versioner.
Alle ledere bør være interesserede i at forebygge stress hos en medarbejder. En stresset medarbejder fungerer dårligt. En stresset medarbejder får ikke noget fra hånden og en sygemelding – som oftest langvarig – videresender opgaver til i forvejen travle kolleger, som dermed får endnu mere travlt.
Forebyggelsen kan bl.a. være i form af en gennemtænkt og velfungerende måde at håndtere virksomhedens dokumenter på. Det være sig fx et intranet, der anvendes til generel videndeling og en ESDH-løsning der bruges til opgave specificerede dokumenter. Man siger, at en typisk organisations dokumenter, både de elektroniske og dem i papirform udgør omkring 90 % af virksomhedens samlede nedskrevne informationer. Det siger sig selv, at skal en medarbejder have mulighed for at danne sig blot et overblik over virksomhedens mange informationer – uden at få stress bare ved tanken – så er et intranet eller en ESDH-løsning et godt redskab at have ved hånden.
