E-mail arkivering

Manglende e-mail arkivering kan have alvorlige konsekvenser. Det har mange virksomheder måtte sande, men med en intranetløsning fra IntraNote behøves det ikke at være sådan. IntraNotes Knowledge Suite integrerer og samler virksomheden it-arkitektur, kan vores kunder med funktionen mailarkivering, som en del af modulet Outlook-integration, nemt arkivere alle relevante e-mails i Infobasen.

Arkivering direkte i infobasen

Outlook-integration er et modul til IntraNote Portal Server^® hvilket betyder, at alle medarbejdere kan få deres Outlook-funktioner (indbakke, kalender, opgaveoversigt og kontaktpersoner), præsenteret på deres personlige forside i intranettet, hvorved alle informationer automatisk samles i ét vindue. Men som noget nyt kan mailarkivering nu foretages direkte fra Outlook og ned infobasen, hvor de arkiverede mails opsamles og lagres centralt i virksomhedens. På den måde gøres informationer og viden tilgængelig for alle i nutid og fremtid gennem søgefunktionerne på intranettet.

Det kan gøre ondt...

I løbet af de seneste år har både offentlige og private virksomheder været vidne til de yderste konsekvenser som manglende opsamling af mails, også kaldet data lifecycle management, kan have. Den amerikanske investeringsbank, Morgan Stanley, satte sidste år skræmmeeksemplet, da den blev idømt erstatning på 10 mia. danske kr., da den ikke kunne fremvise tilstrækkelig elektronisk dokumentation. Men så dramatisk behøves det ikke at være før end, at det kan gøre ondt.

Ønsker du at autoarkivere nu?

Når Outlook i ny og næ spørger: 'Ønsker du at autoarkivere nu?' vælger mange at svare 'nej' – for hvor bliver mailsne rent faktisk af? Svaret er, at de gemmes lokalt på medarbejdernes computere, hvilket er en direkte modarbejdelse af de organisatoriske videndelingsintiativer.

Det problem har vi i IntraNote fundet en løsning på med e-mailarkivering i intranettet. Og derved er vi kommet endnu tættere på at komme en effektiv videndeling nærmere.

    - Vores absolut største konkurrent er e-mailen. Hvis det er nemmere at sende en e-mail, gør man det. Desværre – for langt den meste viden går tabt, når informationer ligger gemt i en e-mail, som kun bliver delt med få. Gennem fx en intranet-løsning kan man nemt samle og genbruge viden for hele organisationen. Når man gemmer viden i et system, får man i modsætning til en e-mail pludselig delt viden, siger direktør Erik Søndergaard Lundberg, IntraNote.  

Også mailarkivering i CRM

Brugerne af IntraNote CRM modul har nu mulighed for intelligent mailarkivering. Det betyder, at mails kan knyttes til kunder og emner i CRM'en og på den måde kan du gemme al korrespondance. Systemet spørger selv på om mailen skal gemmes og kan selv forslå hvor.

Aktivering af mailarkiveringsfunktionen kræver blot, at du kontakter vores serviceteam på info@intranote.dk for en add-in, en installationsvejledning og information om, hvilke systemkrav som funktionen stiller.