Tip en ven
E-mailen – ven eller fjende?
En undersøgelse gennemført af firmaet Iron Mountain Digital, udpeger kritiske områder, der er værd at holde øje med, når det gælder håndtering af forretningskritiske data. Ikke mindst e-mailen kan udgøre en potentiel trussel mod virksomhedens informationer
- • 54 % af alle e-mails indeholder forretningskritisk information
- • 70 % sender og arkiverer forretningsfølsom information (tilbud, planer, kontrakter mv.)
Det er nogle af de hårdtslående fakta i undersøgelsen, som samtidig slår fast, at e-mailen stadig bliver vigtigere for virksomhedens kommunikation. Men e-mails er samtidig med til at gøre virksomhedens informationer overordentlig usikre og flygtige. Så spørgsmålet er: Hvordan håndterer I e-mails i din organisation? Er e-mailen en ven eller en fjende?
Iron Mountain Digitals undersøgelse bygger på rapporter og tal fra bl.a. det anerkendte analyseinstitut, Gartner Group. Undersøgelsen identificerer en række områder, man bør være særligt opmærksom på. På det overordnede plan handler det om at sikre en fremadrettet it-politik og om at kunne håndtere nedbrud, trådløse enheder, spam, virus og pst-filer i Outlook. Men det handler i høj grad også om at sikre sig, at man kan håndtere den forøgede datamængde som e-mailsne medfører og om at sikre sig effektive søgefunktionaliteter.
Håndtering af datamængderne
En e-mail kan i digital forstand betragtes som et dokument. Og ofte et dokument med flere vedhæftede dokumenter. Og med en opadgående tendens til flere og flere e-mails med flere og flere vedhæftninger af stadig større filer er datamængden en udfordring. En udfordring af både back up, gendannelse af data og administration af mailbokse og lagring generelt.
Lagring og søgning i e-mails
Informationssøgning i e-mails er også en udfordring, hvis ikke helt umuligt, hvis e-mailen ligger gemt i en personlig mailboks. Det kræver under alle omstændigheder nogle gennemtænkte søgefunktioner, hvis informationen overhovedet skal genfindes.
Kort og godt: Det handler om dokumenthåndtering.
I IntraNote tilbyder vi vores egenudvikede løsning til elektronisk dokumenthåndtering; DocuNote®. DocuNote® er udviklet i Microsoft teknologi, dvs. at den spiller sammen med øvrige Microsoft produkter, her i blandt Sharepoint og Outlook.
Med DocuNote® kan virksomhedens informationerne lagres i et system, som efterfølgende gør dokumenterne – i dette tilfælde e-mailsne og deres vedhæftning, søgbare og tilgængelige på tværs af organisationen. Dermed mister virksomheden ikke data, ligesom informationerne ikke hober sig op hos enkeltpersoner, når data kan frindes på tværs af e-mail-konti, mapper og servere.
Vil du vide mere om DocuNote®?
