Tip en ven
Document management
Document management software er ensbetydende med ESDH-løsninger, der forholder sig til, at dokumenter i dag er 1) digitale, 2) foranderlige over tid, 3) meget mere end bare tekst og at flere personer ofte har brug for at tilgå de samme dokumenter simultant i deres daglige arbejde. Men document management er mere end bare det...
Fra støvede arkiver til digitalt samlingspunkt
Man skal ikke mange år tilbage før et dokument var et fysisk stykke papir, der blev sendt i frankerede konvoluter og lagret i støvede arkiver.
I dag har begrebet 'dokument' en langt mere nuanceret betydning; primært forstås dokumenter som noget, der udarbejdes i digitaliseret form og som omfatter andet end tekst - således også rå data, grafik, tale, video mv. Det stiller nogle helt andre krav til dokumenthåndtering i forhold til tidligere.
Document management fra et teoretisk perspektiv
Document management, som teoretisk retning, ligger i forlængelse af knowledge management, der beskæftiger sig med håndtering og ledelse af viden. Dels hvordan virksomheder kan kodificere viden, dvs. hvordan it kan understøtte videndeling ved lagring af information. Dels hvordan de kan socialisere viden, dvs. lade den komme i spil mellem organisationens aktører.
Document management relaterer sig til den første del: it-understøttelsen af videndeling.
Forskellen på information og viden
I dag har man erkendt, at effektiv videndeling kræver en sondring mellem information og viden; hvor viden stilles til rådighed og udveksles mellem medarbejdere på intranettet, er mediet mindre egnet til at håndtere information. Uploader og publicerer medarbejderne nemlig information i blinde på intranettet, opstår fænomenet ”information overload”. Medarbejderne drukner ganske simplet hinanden i information, og intranettet bukker under for kvantitet frem for kvalitet. Her er document management, i form af ESDH - eller elektronisk dokumenthåndtering – organisationens redningsplanke.
Digitalisering af dokumenter
Da man begyndte at tale om document management, fokuserede man primært på udarbejdelsen af elektroniske dokumenter og omdannelsen af papirdokumenter til elektroniske filer. Ideen var, at blev alt blot digitaliseret og lagret elektronisk, så ville man kunne opnå betydelige besparelser på en række områder.
Den indstilling til document management viste sig imidlertid at indebære en række ulemper. Ikke blot forsatte papirforbruget – mod forventning - sin himmelflugt. Men også forhåbningen om en central opsamling af information, tilgængelig for alle medarbejdere, forblev uforløst. I stedet så man at informationerne på centrale drev ikke blev opdateret, mens meget forsat blev gemt lokalt, sideløbendende med uklarhed omkring nye og gamle dokumentversioner opstod. Medarbejderne, i den ene ekstrem, var ikke vante eller parate til at stille egne dokumenter til rådighed – i den anden ekstrem, skovlede de ukritisk informaiton ud – tit på intranettet, der kom til at lide under svingende kvalitet.
ESDH - en løsning?
Der måtte findes en løsning på problemet. Begrebet ’document management’, og herunder software til ESDH, elektronisk sags- og dokumenthåndtering fik gode kår. I IntraNote, som i forvejen havde markeret sig som Danmarks hurtigst voksende intranet leverandør, førte det til udviklingen af DocuNote®.
Læs mere om DocuNote®, inkl. søgefunktionalitet, versionsstyring og meget andet her.
Se online demo
Klik på billedet og få en introduktion til DocuNote® (åbner i popup)
Yderligere informationKontakt IntraNote på 7026 9500 eller på email info@intranote.dk |
||
