Tip en ven
Extranettet letter postgangen: 1800 frivillige i Danmarks Naturfredningsforening modtager nu posten elektronisk
Tilslutningen til Danmarks Naturfredningsforenings nye extranet-løsning fra IntraNote har været overvældende stor. Siden 1. januar 2007 da extranettet blev lanceret, har 90 % af foreningens 96 afdelinger meldt sig til. Udover at optimere kommunikationen mellem foreningens 1800 frivillige, sørger extranettet også for, at al relevant post lander elektronisk hos de frivillige.
 |
Mange af vores overvejelser omkring at installere et extranet er gået på de frivillige i foreningen. For det første er de rent geografisk spredt ud over hele landet. For det andet er det vigtigt med hensyn til de frivilliges engagement og indsats, at det netop er frivilligt arbejde. Derfor var et af vores største krav, at løsningen var så intuitiv som overhovedet muligt. Vi har primært ikke at gøre med hardcore edb-folk – men en målgruppe som går mere op i natur end teknik. |
 |
Kathrine Hegelund, webredaktør, Danmarks Naturfredningsforening.
Danmarks Naturfredningsforening har siden 1911 arbejdet for at redde truet natur overalt i Danmark. Det meste af foreningens arbejde sker lokalt i foreningens 96 afdelinger. De 96 afdelinger svarer stort set til landets kommuner, og i hver afdeling sidder der mellem seks og tredive frivillige, der arrangerer ture og arrangementer, arbejder med forskellige projekter og ikke mindst kontrollerer diverse myndighedsafgørelser for at tjekke, at naturen ikke lider overlast.
Over 13.000 myndighedsafgørelser sendes hvert år per post fra kommuner og andre myndigheder til Danmarks Naturfredningsforenings administration, som dernæst videresender denne post til de frivillige i landets 96 afdelinger. Udover at koste betydelige kroner i porto er mængden af post, som sendes til de frivillige, også enorm og uoverskuelig.
- I forbindelse med den kommunale reform havde vi også internt en kommunal reform, der gjorde at vi fik færre afdelinger. I praksis kom det til at betyde at flere afgørelser og reformer fremover skulle sendes til færre frivillige. Og det kunne vi ikke acceptere – vi var tvunget til at finde en anden løsning i forhold til at fordele post blandt de frivillige. Vi havde i organisationen allerede investeret i et intranet, så derfor var det oplagt at undersøge mulighederne for, hvordan vi fik koblet et extranet på, så posten herfra kunne blive elektronisk og dermed langt nemmere at fordele, siger webredaktør Kathrine Hegelund, Danmarks Naturfredningsforening.
Extranettet er opbygget således, at hver af de 96 afdelinger har deres eget dashboard med egne links, kalender, debatforum og dokumenthåndterings-system, hvor de dels finder alle de myndighedsafgørelser, der er relevante for netop deres afdeling og dels selv kan udveksle dokumenter internt i afdelingen. Ved at alle har fået den samme platform at arbejde på, er der opstået langt bedre muligheder for at dele viden og erfaringer og ikke mindst for også at arbejde i netværk - både regionalt og nationalt.
Mere målrettet kommunikation
Inden implementeringen af extranettet foregik intern kommunikation primært via Danmarks Naturfredningsforenings hjemmeside. I dag er al information til de frivillige aktive samlet på det nye extranet.
- Vi har længe haft en drøm om at kunne målrette vores kommunikation. Og i den forbindelse er et intranet og et extranet jo oplagte muligheder. Vi valgte en løsning fra IntraNote, fordi de kunne levere en gennemtænkt standard-løsning, som er enkelt at tilrette til vores behov og relativt brugervenligt. Extranettet har helt klart givet os bedre muligheder for langt mere målrettet kommunikation, siger webredaktør Kathrine Hegelund, Danmarks Naturfredningsforening.
Succeskriterierne for Danmarks Naturfredningsforenings extranet, som har været i luften siden 1. januar 2007, var blandt andet at 80 % af de 96 nye afdelinger ville vælge at udveksle dokumenter via extranettet i løbet af det første år. Dette kriterium er for længst opfyldt. I løbet af de første fire måneder er der allerede 90 % tilmeldt og flere på vej.
- Vi er meget glade for, at extranettet er blevet modtaget så positivt. Det kan jo være svært at introducere nye tiltag. Vores målgruppe har ikke blot skulle lære et nyt system at kende, men også en helt ny arbejdsprocedure. Men den høje succesrate fortæller os, at det var det rigtige tiltag, siger webredaktør Kathrine Hegelund, Danmarks Naturfredningsforening.
Fakta om Danmark Naturfredningforenings løsning
Danmarks Naturfredningsforening har valgt en IntraNote Portal Server-løsning inklusive tillægsmodulerne; Booking, Helpdesk, Wordeditor, IntelliForms, Billeddatabase, Kalender integration samt Extranet.
Billeddatabasen samler al billedmateriale ét sted. Her kan billederne formateres, redigeres og komprimeres uden først at skulle indlæses i et billedbehandlingsprogram.
Kalender integration replikerer kalenderdata og mails til IntraNote og informationerne samles på tværs af organisationen.
Extranettet er et datanet, der stilles til rådighed for autoriserede brugere – i dette tilfælde; Danmark Naturfredningforenings frivillige. Extranettet er en populær platform til deling af informationer som ikke nødvendigvis skal være offentligt tilgængelige, fx kampagneinformation, interne nyheder og store datamængder, der uploades og tilgås via et login.Wordeditor er et brugervenligt tekstredigeringsområde, der indeholder de funktioner, som de fleste kender fra Word. Det betyder at intranettets redaktører nemt kan håndtere tekst, billeder, tabeller og meget mere.
Booking giver til enhver tid overblik over, hvad der er reserveret, hvornår og af hvem. Reservation og booking af alt fra mødelokaler, projektorer, computere og værktøj til biler og forplejning er med Booking-modulet let at oprette og styre.
IntelliForms er et intelligent databasemodul, der giver mulighed for at oprettet formularer i intranettet. Forms er på den måde et oplagt alternativ til fx papirbaserede formularer i Word og Excel til fx kørselsafregning, ferieønsker, udlægsformularer mv.
Kort om Danmarks Naturfredningsforening
Danmarks Naturfredningsforening er Danmarks største grønne forening. Den er stiftet i 1911 og har i dag 96 lokale afdelinger, der dækker én eller flere af landets kommuner. Foreningens overordnede og langsigtede mål er, at Danmark bliver et bæredygtigt samfund med et smukt og varieret landskab, en rig og mangfoldig natur og et rent og sundt miljø. Danmarks Naturfredningsforening arbejder for befolkningens mulighed for gode naturoplevelser og med emner som naturbeskyttelse, miljøbeskyttelse, planlægning, adgang til naturen, lovgivning og oplysning. Foreningen har 140.000 medlemmer, hvoraf ca. 2.000 er aktive og bruger en del af deres fritid på at arbejde for foreningens mål.
