Intranettet som strategisk værktøj i DATEA

Et af Danmarks største ejendomsadministrationssselskaber, DATEA, benytter en samlet løsning fra IntraNote til at administrere både intranet, extranet og hjemmesider. Det har betydet et mere gennemskueligt og effektivt informationsflow blandt selskabets medarbejdere og kunder. Men her stopper ambitionerne ikke.

Hanne Eichert, markedskoordinator, DATEA

På skinner i DATEA

DATEA kom i luften med IntraNote i slutningen af januar 2006. DATEA er tilfredse med samarbejdet med Intranote. Særligt fremhæver DATEA IntraNotes projektafdeling og ikke mindst den tilknyttede projektleder, der har forestået diverse workshops i organisationen. Det har været med til at klarlægge informationsarkitekturen og sætte retning på udviklingen.

Men at tingene har kørt på skinner i DATEA, skyldes ikke mindst engagerede ildsjæle i organisationen og en god opbakning fra direktionen, der har sat videndeling på dagsordenen.

Forenkling i hverdagen

DATEAs løsning er en integreret portal (intranet, hjemmeside og extranet) der samler og strukturerer virksomhedens samlede viden og information.

   - Løsningen indebærer bl.a. at informationerne kun skal oprettes én gang ét sted. Det nye system har både forenklet og effektiviseret hverdagen for DATEA’s medarbejdere, fortæller Hanne Eichert, markedskoordinator i DATEA

Et strategisk værktøj

I DATEA skorter det ikke på ambitioner eller viljen til at udnytte intranettets potentiale som strategisk værktøj.

   - Vi tror på, at vi ved at samle vores forretningsgange i intranettet kan skabe en langt mere effektiv organisation, fortæller Hanne Eichert. På den måde er vores portal langt mere end 'bare' en portal. For os er det et strategisk værktøj.

Integrationen af forretningsgangene er således næste skridt i DATEAs udnyttelse af portalen som i forvejen integrerer til det interne ejendomsadministrationssystem foruden kalendere og e-mail. Dertil rummer løsningen poll (afsteming), billeddatabase, CRM og Intelliforms, AD-synkronisering, versionsstyring og workflow.

Et tiltrængt løft

Tidligere benyttede DATEA Notes databaser til information. Men da Notes blev udvidet til en intranetløsning hobede begrænsningerne sig op. Det blev derfor besluttet at intranettet skulle have et løft. Det mest presserende ønske på daværende tidspunkt var muligheden for at kunne publicere informationer ét sted fra til både intranet og hjemmeside. Det ønske matchede IntraNote.

   - Da vi fik Intranote til at demonstrere intranettet, var vi slet ikke i tvivl om at det var systemet der virkede mest tilgængeligt og let at benytte. Derfor faldt valget på IntraNote a/s, fortæller Hanne Eichert.