Copenhagen Malmö Port sikrer kommunikation mellem havneterminalerne i Danmark og Sverige

Havnevirksomheden Copenhagen Malmö Port var på udkig efter et intranet, som indeholdt et sprogmodul, der kunne forbinde den danske og svenske afdeling. Valget faldt på en standard intranet-løsning med tilhørende tillægsmoduler fra det danske software- og konsulenthus IntraNote

Kristian Villumsen,HR-Manager og projektleder, Copenhagen Malmö Port.

Copenhagen Malmö Port er en af Skandinaviens største havneterminaler og varetager havnedriften i Malmö og København. Virksomheden har bygninger og anlæg i begge byer og beskæftiger små 500 medarbejdere nogenlunde ligeligt fordelt mellem Danmark og Sverige. Virksomheden blev stiftet i 2001 og er datterselskab af Københavns Havn og Malmö Havn.

HR-Manager Kristian Villumsen har i samarbejde med en projektleder fra IntraNote skræddersyet og implementeret den nye intranet-løsning, der skal sikre kommunikationen og informationen mellem alle virksomhedens medarbejdere.

   - Vi havde ikke de nødvendige faglige kundskaber, og derfor valgte vi at benytte os af IntraNotes kompetencer – både for at spare tid og for at komme godt ind i systemerne. Helt konkret havde vi en projektleder fra IntraNote siddende hos os rent fysisk i mere end 50 timer for at udvikle intranettet i samarbejde med os. Vi sparrer stadig med IntraNote, når vi har behov for assistance, og det sparer både tid og ressourcer i det lange løb, siger Kristian Villumsen, Copenhagen Malmö Port.

Før Copenhagen Malmö Port fik implementeret det nye fælles intranet, foregik næsten al kommunikation via e-mail og et medarbejderblad, der udkom hver måned. Det resulterede i, at mange medarbejdere ganske enkelt ikke fik de nødvendige informationer hurtigt nok. Med intranettet er det nemmere at gemme og dele oplysninger, og systemet fungerer både som videncenter og informationssystem.

Videndeling på tværs af grænser

   - Vi så og afprøvede flere systemer, men valgte IntraNote fordi de kunne levere en løsning, der matchede vores behov. Den nye Portal Server skaber en samlet struktur og en stabil forbindelse mellem medarbejdere og ledelse. Intranettet fungerer som værktøj for medarbejderne, hvor brugergrænsefladerne gør det nemt og enkelt for den enkelte medarbejder at navigere rundt, siger Kristian Villumsen, Copenhagen Malmö Port.

Mere konkret betyder det, at kommunikationen og videndelingen mellem de godt 500 brugere bliver styrket, og intranettet binder den store virksomhed sammen.

   - Intranettet er en rigtig god måde at videndele og informere på, og interessen blandt medarbejderne stiger stødt. Vi bruger intranettet som videnbase – her findes både telefontavle, ledelsesreferater, ISO systemer og personalehåndbøger – men også som personligt redskab med historier fra medarbejdernes hverdag og billeder fra sociale arrangementer og det daglige arbejdsliv i virksomheden. Alle har en email-adresse, og alle er oprettet på portalen. På den måde kan man følge med i hvad der foregår i virksomheden, uanset hvor man er, bare der findes internet adgang, siger Kristian Villumsen, Copenhagen Malmö Port.

Fakta om Copenhagen Malmö Ports løsning

Copenhagen Malmö Port har valgt en IntraNote Portal Server-løsning inklusive tillægsmodulerne ERP-integration, Booking, Outlook-integration, Exchange-integration, HelpDesk, poll, Billeddatabase, Wordeditor, Forms, Versionsstyring, Workflow, AD-synkronisering og Sprogmodulet.

ERP integration integrerer intranettet med virksomhedens økonomisystem. 
Booking-modulet giver overblik over møder og aftaler og sikrer mod dobbeltbooking.
Outlook integrationen personaliserer Outlooks funktioner, såsom indbakke, kalender og kontaktpersoner og samler herved alle funktioner i én løsning.

Exchange integration replikerer kalenderdata og mails til IntraNote og informationerne samles på tværs af organisationen. 
HelpDesk er et styringsværktøj, der styrer og koordinerer opgaver – primært i de interne supportfunktioner.

Poll opretter spørgeskemaer og quizzer til internt brug.

Billeddatabasen samler al billedmateriale ét sted. Her kan billederne formateres, redigeres og komprimeres uden først at skulle indlæses i et billedbehandlingsprogram.

Versionsstyring er værktøjet, som sikrer et fælles og entydigt beslutningsgrundlag i organisationen, når alle har adgang til nyeste dokumentversioner.

Workflow er et tillæg til Versionsstyring og sørger for konsekvente procedurer i processer, hvor fx dokumenter skal godkendes af flere involverede. 
AD synkronisering sikrer single sign-on, hvilket betyder at brugeren automatisk valideres og logges ind i IntraNote med det samme login, som anvendes på eksisterende AD-netværk. 
Med modulet Sprog kan virksomheden vælge mellem fjorten forskellige sproglag. Det sikrer, at indholdet kan oversættes og vises på intranettet i netop det sprog, der er valgt på den enkelte medarbejderprofil.

IntraNote Portal Server er udviklet til virksomheder med alt fra ti til flere tusinde ansatte. Løsningen er baseret på Microsoft .NET, hvilket giver uanede udviklingsmuligheder samt integration med andre systemer.