Kreativiteten spirer i Årstiderne Arkitekter

Kreativiteten er i højsædet hos Årstiderne Arkitekter. Derfor skal intranettet, InSite, inspirere og give udsyn i arkitekturens verden samt indblik, netværk og videndeling internt.

Informationsmedarbejder, Mogens Bøgh Vindbjerg, Årstiderne Arkitekter
 

Årstiderne Arkitekters 200 medarbejdere er i dag spredt på seks lokationer i tre lande. Væksten de senere år har været markant og bunder i en succesopskrift, hvis hovedingredienser er evnen til hele tiden at skabe ny viden, lade sig inspirere og skabe rum for kreativitet. Og med flere medarbejdere og ditto projekter opstod behovet for en bedre intern videndeling og i juni 2007 valgte virksomheden en intranetløsning fra IntraNote.

Intranettet, som internet er blevet døbt InSite, forbinder i dag medarbejderne med faglige og sociale informationer, kombineret med deling af inspiration ude fra i arkitekturens verden.
 

 
Årtiderne Arkitekters intranet, InSite

Bedre – ikke mere - information

   - Det har for os ikke handlet om at skabe mere information, men om at systematisere og strukturere indholdet ud fra relevans, nyhedsværdi, arbejdsrolle og ikke mindst: Brugerbarhed, -venlighed og enkelhed. InSite skal være nemt at gå til, pointerer Mogens Bøgh Vindbjerg, Årstiderne Arkitekter A/S og beretter;

   - Indledende kiggede vi på en række løsninger, før vi lavede en indstilling til, at IntraNote skulle levere løsningen. Vi var meget ambitiøse og har sikkert også givet vores projektleder hos IntraNote nogle grå hår undervejs.

Årstiderne Arkitekters ambitioner pegede bl.a. på mål om at:
• Øge bevidstheden om de overordnede mål, visioner og værdier
• Opbygge faglige netværk
• Understøtte såvel faglig som social dialog
• Øge produktiviteten og flow
• Reducere omkostninger/tidsforbrug

For at underbygge målsætningerne har Årstiderne Arkiteker bl.a. gjort meget ud af at udnytte intranettets projektrum med henblik på at formidle og dele viden omkring projekter.

Viden deles i projektrum

Projektrummene er sideskabeloner, der understøtter team- og projektarbejde, hvor informationer skal deles, viden skal udvikles og flere parter holdes informerede. De kan holdes åbne for alle interesserede eller – via rettigheder – holdes lukkede for alle andre end projektets deltagere.

Hos Årstiderne Arkitekter indeholder hvert enkelt projektrum illustrationer, projektnyheder, tidsplaner, centrale dokumenter, skitser, inspirationslinks og information om projektet og projektteamet. De er tilgængelige dels for projektteamet, dels for alle øvrige medarbejdere, der på den måde kan holde sig opdaterede på alle de større igangværende projekter.
 

Eksempel på et projektrum i intranettet, InSite

”Kend din kollega”

Også værd at fremhæve er ”Kend din kollega”. En funktion, som Årstiderne Arkitekter selv har udviklet i intranettet. ”Kend din kollega” er en billedrotation, der ligger på forsiden af intranettet og hvor virksomhedens forskellige medarbejdere bliver præsenteret med billede, arbejdsområde og lokation. På den måde kan man få kendskab til hinanden på tværs af lokationerne samt mulighed for at sætte ansigt på de kolleger man i det daglige ellers kun møder på mail og telefon. 

Webparten "Kend din kollega"

”Kend din kollega” linker til et stamkort, hvor man kan få yderligere kendskab til sine kollegaer og deres faglige såvel som sociale præferencer.

Prisvindende løsning

Årstiderne Arkitekters bestræbelser på at udnytte de grafiske muligheder i IntraNote Portal Server og det stålsatte fokus på relevans og struktur, har skabt en beundringsværdig løsning. På IntraNotes I-Dag 2008 blev Årstiderne Arkitekters intranet, InSite, således kåret som det intranet med det bedste design, layout og indhold og belønnet med prisen ”IntraNote Award 2008”.

Fakta om Årstiderne Arkitekter

Årstiderne Arkitekter har valgt en IntraNote Portal Server-løsning inklusive tillægsmodulerne AD integration, engelsk sproghåndtering, Billeddatabase, CRM, Data Manager, Office- og Outlook integration, Poll og Projektrum.

AD integration sikrer single sign-on, hvilket betyder at brugeren automatisk valideres og logges ind i IntraNote med det samme login, som anvendes på eksisterende AD-netværk.
Engelsk sproghåndtering sikrer at en international medarbejderstab kan kommunikere på flere sprog, fx med engelsk som koncernsprog og med dansk som standardsprog hos de danske medarbejdere.
Billeddatabasen samler al billedmateriale ét sted. Her kan billederne formateres, redigeres og komprimeres uden først at skulle indlæses i et billedbehandlingsprogram.
CRM er et modul, hvor medarbejderne kan holde trit med den enkelte kunde på alle parametre fra kommunikation til salg, email, dokumenter mv. bl.a. vha. nøgleord.
Data Manager er et integrationsprogram i et lettilgængeligt Windows interface, hvorfra data kan udvælges, konverteres og processeres fra forskellige kilder og i forskellige formater, fx CSV, XML, Webservices, FTP mv. Årsttidernes arkitekter bruger fx Data Manager til integration af ERP-data.
Kalender integration replikerer kalenderdata og mails til IntraNote og informationerne samles på tværs af organisationen.
Office integration betyder at office dokumenter kan håndteres i intranettet. Dertil inkluderes brugervenlig tekstredigering (wordeditor), indeholdende de funktioner, som de fleste kender fra Word, på alle indlæg. Det betyder at intranettets redaktører nemt kan håndtere tekst, billeder, tabeller mv.
Outlook integration giver medarbejderne adgang til deres personlige Outlook funktioner via intranettet og giver mulighed for email arkivering fra Outlook til intranettets inforbase.
Poll er et modul til at oprette surveys og quizzer nemt i intranettet.
Projektrum er sider i intranettet, der understøtter team- og projektarbejde, hvor informationer skal deles, viden skal udvikles og flere parter holdes informerede.

Kort om Årstiderne Arkitekter

Årstiderne Arkitekter A/S blev grundlagt i 1985 og har i dag rundet 200 medarbejdere placeret på tegnestuerne i Silkeborg, Herning, København, Odense, Oslo og Stockholm.

Virksomheden arbejder helhedsorienteret inden for design, byplanlægning, landskabsplanlægning og bygningsarkitektur ud fra visionen om at være den bedste nordiske samarbejdspartner og foretrukne leverandør af arkitektoniske gennemtænkte løsninger med udgangspunkt i bygherrens behov og muligheder.
www.aarstiderne.dk